Проектное управление: четыре основных проблемы и как их избежать

  • Аватар пользователя Robertafox
  • Robertafox

  • 21 September 2012
+1
0
-1

Очень важно никогда не полагаться просто на удачу, когда Вы планируете свой проект. Надежда - это не стратегия. Помните слова Наполеона, когда его спросили, верит ли он в удачу. Ответ был следующим: "Да, я верю в удачу. Я верю в НЕудачу. И я всегда верю в то, что столкнусь именно с неудачей, поэтому и планирую всё тщательным образом." В управлении проектами существуют четыре основные проблемы, и каждую из них можно избежать, обдумав как следует, прежде чем начинать проект.

Первая проблема - недостаток времени

Слишком мало времени отводится на решение сложных задач. И это - основная причина, почему заваливаются проекты и рушаться карьеры людей. Все надеятся на лучшее, верят в удачу и не планируют необходимый запас времени для того, чтобы как следует завершить каждый этап проекта. В результате - проект завален.

Вторая проблема - надежда на лучший исход

Вторая проблема - надежда на то, что все "само собой разрешиться". Как сказал Алекс Маккензи: "Ошибочные предположения - залог всех неудач". Никогда не надейтесь на то, что все пойдет "как по маслу", всегда ожидайте трудностей. Всегда выделяйте себе достаточно времени и ресурсов на то, чтобы решить эти проблемы и, при этом, не выбится из графика. 

Третья проблема - стремление поскорее все закончить

Третья проблема проектого упарвления - стремление команды как можно скорее закончить проект. Когда Вы стремитесь как можно скорее завершить проект из-за того, что поджимает время или иссякает бюджет, вы непроизвольно начинаете совершать ошибки, к которым придется возвращаться и исправлять позднее. В связи с этим, гораздо эффективнее с самого начала не торопиться, а делать свою работу аккуратно и тщательно.

Четвертая проблема - попытка сделать несколько дел одновременно

Стремление сделать несколько дел сразу в итоге приводит к тому, что ниодно дело не будет сделано хорошо. Либо Вы берете на себя слишком много обязанностей одновременно, либо перегружаете задачами других людей. В обоих случаях, какие-то этапы проекта будут завалены, и все усилия, в итоге, окажутся напрасными. Каждый шаг нужно делать вовремя, и каждый шаг должен быть проработан как следует, прежде чем переходить к следующему.

Как избежать эти проблемы?

Планируйте свои проекты визуально

Одним из наиболее эффективных методов является так называемый "Storyboarding" (наглядное графическое представление какого-либо процесса). Этот способ был изобретен корпорацией Уолт Дисней (Walt Disney) для создания мультфильмов и фильмов, а в конечном итоге стал использоваться на каждом этапе бизнес-процесса. Посредством сторибординга Вы визуализируете Ваш проект, монтируете эту визуализацию на стену, так, чтобы каждый мог ее видеть и комментировать. Для начала Вам понадобится пробковая доска, булавки, скрепки, стикеры 3х5 или 5х8, а также фломастеры разных цветов. Сверху на доске "в двух словах" опишите основные этапы проекта (на стикерах 5х8, разноцветными фломастерами). С виду напоминает название глав в книгах и называется "headers"(заголовки). У вас должно получится от 3 до 10 основных этапов проекта. Под каждым заголовком вы прилепляете карточку 3х5. И на этих карточках перечисляете, какие шаги необходимы для реализации задачи. По завершении, у Вас будет наглядная презентация всего проекта, демонстрирующая, что должно быть сделано и в каком порядке. Затем, Вы можете подписать, кто за какой шаг отвечает. С таким раскладом, появляется возможность, по необходимости, менять местами заголовки и описания задач. Вы можете двигать ответственного и сроки. Вы также можете изобразить сториборд на бумаге. Сверху в больших квадратах расписать этапы проекта, а под каждом квадратом в небольших квадратиках - соответствующие действия. Чем нагляднее Ваша визуализация, тем легче будет проследить связь между задачами и вносить изменения, для того, чтобы проект был завершен вовремя.

Комментарии

Аватар пользователя Gusev Andrey

+1
0
-1

Практически все четыре проблемы - это проблемы управления временем. Например, я занимаюсь маркетинговыми проектами. И каждый новый маркетинговый инструмент, с которым приходится встречаться и внедрять в практику, требует сначала тестирования, отработки технологии. Когда технология отработана, провожу хронометраж по тем или иным видам работ. И уже только после этого, становится понятно, с какими цифрами предстоит работать, сколько времени может занять тот или иной этап проекта. Плюс, все равно запасы по времени нужно делать даже на отработанных технологиях. Для хронометража и учета рабочего времени использую time tracking software. Соглашусь с четвертой проблемой - многозадачностью. Очень сильно снижает эффективность. Много времени тратится на переключение между задачами, когда работа не простая механическая, а требует некоторого творчества и интеллектуальных усилий.

Аватар пользователя avandreev

+1
0
-1

Тема хорошо раскрыта в следующих источниках:

В тоже самое время. нельзя и выделять отдельную тему. в отрыве от общей методологии управления проектами.

Источник номер 1 от Kerzner имеет порядка 900 стр и такое оглавление:

1 OVERVIEW

2 PROJECT MANAGEMENT GROWTH: CONCEPTS AND DEFINITIONS

3 ORGANIZATIONAL STRUCTURES

4 ORGANIZING AND STAFFING THE PROJECT OFFICE AND TEAM

5 MANAGEMENT FUNCTIONS

6 MANAGEMENT OF YOUR TIME AND STRESS ---------------------------------------------- (Ваша Тема)

7 CONFLICTS

8 SPECIAL TOPICS

9 THE VARIABLES FOR SUCCESS

10  WORKING WITH EXECUTIVES

11 PLANNING

12 NETWORK SCHEDULING TECHNIQUES

13 PROJECT GRAPHICS

14 PRICING AND ESTIMATING

15 COST CONTROL

16 TRADE-OFF ANALYSIS IN A PROJECT ENVIRONMENT

17  RISK MANAGEMENT

18 LEARNING CURVES

19 CONTRACT MANAGEMENT

20 QUALITY MANAGEMENT

21 MODERN DEVELOPMENTS PROJECT MANAGEMENT

22 THE BUSINESS OF SCOPE CHANGES

23 THE PROJECT OFFICE

24 MANAGING CRISIS PROJECTS

25 THE RISE, FALL, AND RESURRECTION OF IRIDIUM: A PROJECT MANAGEMENT PERSPECTIVE