Построение Офиса Управления Проектами.

  • Аватар пользователя Sergey Polyakov
  • Sergey Polyakov

  • 24 November 2012
+1
0
-1

В сложных условиях современного бизнеса новые проекты постоянно развиваются, пока организации ищут новые способы снижения затрат, совершенствования процессов, повышения производительности труда, и получения чистой прибыли. Управление этими различными проектами вместе с людьми, ресурсами, технологиями и коммуникацией довольно сложно, а риск неудачи часто очень высок. Эффективное решение, созданное для учреждения более централизованной структуры управления для больших групп проектов – Офис Управления Проектами (ОУП). OУП предоставляет организациям инфраструктуру, состоящую из людей, процедур и инструментов для достижения эффективного управления проектами за счет использования стандартов управления проектами, распределения ресурсов, установления последовательных критериев производительности и уменьшения случаев одновременного выполнения одной и той же работы.

Создание эффективного ОУП даёт множество преимуществ. Во-первых, ОУП обеспечивает основу для управления проектами в соответствии со стандартной методологией, обеспечивая при этом согласованность с корпоративными целями и стратегиями. У руководителей проекта есть четкое разграничение ответственности при координации людей, процессов и инструментов друг с другом и тем самым это помогает избежать как пробелов, так и пересечений между проектами и уменьшить или устранить случаи одновременного выполнения одной и той же работы. Стандартизация и воспроизводимость позволяет организации улучшить сообщение, снизить стоимость проекта, улучшить управление ресурсами, увеличить ответственность, повысить качество, улучшить прогнозирование и уменьшить накладные расходы связанных с проектом менеджеров.

1. Заручиться поддержкой исполнительного руководства и администрации.

Первый шаг в создании ОУП - получение поддержки исполнительного руководства и администрации. Этот шаг в значительной мере опирается на управление организационными изменениями (УОИ), так как требует значительный сдвиг в организационной культуре, а также в исполнительных ролях и обязанностях. Несмотря на трудности и сопротивление переменам, этот шаг является фундаментом, на котором может быть построен хороший ОУП. Как и любой сдвиг в организационной структуре, политике, или формальной процедуре, его обоснованность должна базироваться на прибыли и возврате инвестиций (ВИ).

2. Определить структуру и построить команду.

Следующий шаг в создании ОУП - это определение структуры и конструирование команды.

Не существует определенного шаблона для структуры ОУП, - каждый руководитель решает определенные задачи. Кто-то сам управляет всеми аспектами назначенного ему проекта, в т.ч. планированием бюджета, ресурсов, человеческого капитала, надзора и связи. Кто-то строго распределяет эти функции, в основном, привлекая другие отделы. Ключи определения правильной структуры и членов команды для ОУП, наиболее эффективно находятся в понимании условий сосуществования в рамках организации, балансом между ОУП и  корпоративной культуры, исполнительных ролях и обязанностях, стиле управления.

Некоторые вещи, которые следует учитывать при определении структуры и создании команды ОУП:

  • Наличие ресурсов
  • Существующие стандарты управления проектами и методологии
  • Конкретные исполнительные роли и обязанности
  • Политика организации
  • Размер и объем проекта
  • Актуальные проблемы управления проектом

3. Разработка и стандарты документов.

Как только структура и члены команды определены, -  время разрабатывать и документировать ОУП стандарты: практики и методологии управления проектами. Эти стандарты связывают организацию с её проектами. Они также являются хорошей тренировкой сотрудников и руководителей, перед следующим шагом. Стандартизация является важной частью, которая позволяет организации сравнить различные проекты и вовремя выделить ресурсы туда, где они необходимы.

4. Определяем навыки и обучаем персонал.

После того как разработка стандартов управления проектами и методологии завершено, ОУП должен определить уровень знаний и навыков руководителей проектов и сотрудников,  для того чтобы определить, какое обучение необходимо.

Часть этой информации станет очевидной после рассмотрения состояния текущих проектов. Большая часть обучения может быть  основана на основе стандартов, практик и методологий, которые были определены в шаге № 3. ОУП также следует создать перманентную программу обучения. В ОУП неизбежно, что сотрудники будут приходить и уходить, а организационные стандарты будут меняться и развиваться. Программа обучения будет гарантировать, что все новые сотрудники обучаются согласно актуальным стандартам, а остальные в курсе любых изменений.

5. Подведение итогов.  Лучшее  - друг хорошего.

Теперь, когда структура PMO определена, стандарты управления проектами установлены и согласованы, а  персонал обучен, - ОУП следует перейти к оценке своих действий. Это точка отсчета, с которой начинается прогресс и достигается эффективность, базируемая на основе стандартных инструментов, шаблонов и методологий. Однако, это знаменует собой начало непрерывного цикла совершенствования и перехода от  ОУП к отделу оперативного снабжения. По мере развития ОУП , члены команды проекта должны знать о конкретном состоянии проекта, а также о том, как определяется эффективность проекта. Они должны согласовать усилия по выявлению процессов, которые требуют улучшения. После идентификации, меры по улучшению должны быть разработаны и внедрены.

Создание эффективной ОУП является выгодным для любой организации, которая управляет портфелем проектов. При планировании и организации ОУП важно, что это должно дополнять существующую структуру организации, а не наоборот. Если вы хотите принести пользу организации, то следует поступать именно так, иначе вы принесете только вред. Поскольку все организации разные, оптимальная структура ОУП должна быть разработана на основе конкретных соображений и условий Возможность ОУП управлять проектами через последовательные и воспроизводимые стандарты и методологии может принести много пользы. Это обеспечивает организацию подотчетности, непрерывность, упрощенная надзор, а также возможность лучше определять эффективность проекта. надзора, а также возможность измерять успех проекта наиболее эффективно. Хорошо работающее ОУП является катализатором, хотя и не рекурсией, так как позволяет организации сделать работу лучше, с меньшими затратами и меньшим риском. В результате этих преимуществ организация может значительно улучшить вероятность успеха своих проектов.