Основные шаги по формированию Офиса Управления Проектами (ОУП)

  • Аватар пользователя Дмитрий
  • Дмитрий

  • 28 November 2012
+1
0
-1

Что такое Офис Управления Проектами?

Офис Управления проектами (ОУП или PMO) или Проектный офис, является централизованным органом в рамках организации (или проекта), который выступает в роли координационного центра в части управления проектами. ОУП решает вопросы по управлению проектами, осуществляет методологическую (зачастую техническую) поддержку процессов управления проектами внутри организации и содействует достижению запланированных результатов того или иного проекта. Также в задачи Проектного офиса входит обучение сотрудников, задействованных на проектах организации и аудит проектного управления, с целью выявления тонких мест и применения к ним необходимых, корректирующих мер. Занимается развитием подходов и процессов управления проектами в организации. В зависимости от сферы деятельности компании и потребности в проектном управлении, иногда на ОУП возлагаются работы по управлению Портфелем проектов компании.

Каковы преимущества наличия Офиса Управления Проектами?

По данным Gartner (2008 г.), инвестиции в ОУП как дисциплину управления проектами и программами, могут обеспечить выработку общего подхода внутри компании к планированию и управлению, наладить отчетный процесс и дать возможность оценить степень зрелости проектного управления. Что позволит в дальнейшем более точно и правильно давать обоснования проектным инициативам, определять проекты, в дальнейшем планировать, отслеживать и качественно реализовывать проекты. ОУП играет не последнюю роль при разрешении проблем на проектах или программах, которые исполняются внутри компании и входят в состав Портфеля проектов. Решает конфликты на проектах, как межличностные, так и конфликты между заинтересованными сторонами (Исполнителя и Заказчика, как внутреннего, так и внешнего), конфликты вызванные ограничением ресурсов и другими видами ограничений (бюджет и сроки, функциональность и т.д.). Мы все сталкивались с плохой организацией проекта и попытками Руководителей проектов завысить свои результаты или вовсе их скрыть, такие проекты на первый взгляд кажутся успешными т.к. Руководители этих проектов являются неподконтрольными и неподотчетными, отсутствует общий подход, шаблоны и обязательные требования. Офис Управления проектами может помочь организациям создать эффективный контроль и мониторинг за проектами и программами, интегрировать их с общими стратегическими целями и вписать процессы управления проектами в существующую структуру процессов компании.

Некоторые преимущества Офиса Управления Проектами, заключаются в следующем:

  • Развитие и укрепление компетенций по управлению проектами в рамках всей организации или в отдельности каждого сотрудника.
  • Развитие и укрепление навыков по управлению проектами и знаниями, посредством обучения или наставничества.
  • Выработка общего подхода к управлению проектами во всей организации, основанного на лучших мировых практиках.
  • Снижение перерасхода средств и ресурсов в рамках исполнения проектов и программ, увеличение скорости их реализации и повышение качества работ по проектам.
  • Повышение удовлетворенности клиентов путем достижения результатов.
  • Накопление Базы знаний по управлению проектами, за счет обеспечения правильного документооборота по проектам и  формированию архивов.
  • Централизация и консолидация всей информации по текущим и завершенным проектам, программам и по Портфелю проектов в целом. Предоставление наглядных и сводных отчётов как по конкретному проекту, так и по всем проектам, в различных разрезах.

Какие функциональные задачи может выполнять Офис Управления Проектами?

Виды функций, выполняемых ОУП, могут варироваться в широких пределах. Это будет зависеть от требований самой организаций: размера компании; темпа развития компании; зрелости проектного управления; опыта, накопленного по управлению проектами; компетенций и уровня имеющихся навыков, как руководителей, так и рядовых сотрудников; экспозиции и уровня поддержки проектного управления в целом, со стороны топ-менеджеров и руководства компании.

В некотором смысле то, что делает Офис Управления Проектами, зависит от того, насколько инновационной организация хочет быть. Некоторые из функций ОУП, как правило могут включать в себя:

  • Внедрение, развитие и сопровождение (методологическая и техническая поддержка) корпоративной системы управления проектами (КСУП), в рамках которой формируется сам Офис Управления проектами, разрабатывается регламент управления проектами (в т.ч. шаблонов документов) на основе лучших мировых практик и методологий и внедряется Информационная система управления проектами (ИСУП).
  • Рассмотрение и утверждение запросов на реализацию проектов и программ, выделение финансирования.
  • Выработка и прививание общего языка, применяемого при проектном управлении с целью развития взаимопонимания и для осознания протекающих внутренних процессов, взаимосвязей по управлению проектами.
  • Периодическое проведение обучения сотрудников организации выработанному подходу к управлению проектами и новым внедряемым технологиям в данных областях знаний.
  • Аудит и аттестация сотрудников компании в части знаний и навыков по управлению проектами, что позволяет закреплять внедренные процессы и приобретенный практический и теоретический опыт.
  • Выделение сотрудников на проекты (Руководителей проектов или Администраторов проектов), что приводит к централизованному управлению этими проектами.
  • Контроль исполнения проектов и программ (Портфеля проектов в целом), мониторинг статусов и всех основных показателей проектов с целью достижения запланированных результатов.
  • Управление (расстановка и актуализации в соответствии с процессами , прописанными во внедренной методологии управления проектами) приоритетами по Портфелю проектов и на конкретных проектах в частности.

Что представляет из себя процесс внедрения ОУП в организации?

Внедрение ОУП, как и реализация любого другого проекта, затрагивающего организационные изменения внутри компании, должен иметь свой подход. В мировом опыте по реорганизации структуры компаний, есть ряд ключевых шагов, которые необходимо предпринять для формирования ОУП.

1. Установить Роль, Масштаб и Результаты.

Роль ОУП будет отличаться в каждой отдельной компании. Важно провести глубокую аналитику и проконсультироваться с заинтересованными сторонами внутри организации, с целью выделения важных идей и потребностей, определить место ОУП внутри организации.

2. Провести анализ существующих проектов и уровня квалификации сотрудников для выявления потребностей организации.

Часто, потребность в создании ОУП внутри организации, стимулирует ряд неудачных или неэффективно реализованных проектов. Изучение текущих и завершенных проектов будет определять степень зрелости навыков сотрудников и возможные пробелы, которые организация сможет искоренить, посредством внедрения и функционирования Офиса Управления Проектами.

3. План реализации в соответствии с потребностями.

Как только вы определили цель ОУП и поняли, что вы достигнете, благодаря внедрению Офиса Управления Проектами, необходимо подготовить детализированный план для формирования ОУП, опираясь на проведенную аналитику и собранные потребности.

4. Создание процедур и процессов.

В зависимости от сферы применения Офиса Управления Проектами, возможно появится необходимость в разработке различной документации: скорректировать инвестиционный регламент, если таковой имеется, в котором должен быть прописан процесс принятия и утверждения проектов; самый основной документ - регламент управления проектами; продумать и прописать (в качестве внутренних Положений) процессы по обучению и мотивации сотрудников (возможно завязать с уже внедренной системой KPI); продумать и скорректировать процессы финансирования (также внести изменения в действующие внутренние положения); разработать всю необходимую документацию для функционирования Офиса Управления Проектами (Положение, Должностные инструкции, выпустить приказ о создании нового структурного подразделения). Могут быть разработаны шаблоны документов, как приложения к упомянутому регламенту управления проектами. Предусмотреть механизмы отчетности и временные рамки: ОУП может иметь несколько различных отчетных функций. Например, по индивидуальным проектам, возможно, придется всем Руководителям проектов, регулярно отчитываться перед ОУП, и ОУП, возможно, должен будет организовать отчетность по всему Портфелю проектов перед Руководством компании. Чтобы всё, вышеперечисленно организовать грамотно и эффективно, это всё должно быть согласовано и спланированно на стадии инициации проекта по внедрению ОУП.

По большому счёту, практика показывает, что нельзя внедрять отдельно какую-нибудь составляющую часть целого. Так и в нашем случае, Офис Управления Проектами является частью Корпоративной Системы Управления Проектами, и при внедрении необходимо использовать комплексный подход, т.е. сразу организовывать ОУП, разрабатывать регламент управления проектами, пусть даже этот регламент будет небольшим, но рекомендуется прописать всё же процессы управления проектами. И последнее, интегрировать, на основе внедренного регламента управления проектами, в существующую ИТ-инфраструктуру, Информационную Систему Управления Проектами (ИСУП), которая автоматизирует разработанный подход к проектному управлению.

5. Обзор РМО.

Конечно, в то время, как все меняется, организации становятся более зрелыми, возникают методологии и развиваются организационные структуры, роль и сфера применения Офиса Управления Проектами должна изменятся в ногу со временем. Важно на регулярной основе проверять эффективность ОУП, так чтобы он оставался своевременным и  соответствовал меняющимся потребностям бизнеса.