Основные документы для управления проектами.

  • Аватар пользователя Ilya Rezun
  • Ilya Rezun

  • 22 December 2012
+1
0
-1

Поговорите с опытными менеджерами проектов, и они смогут дать Вам множество полезных советов о том , что можно, а что нельзя делать, для того чтобы успешно управлять любым проектом. Все эти советы, в целом, будут о том, как управлять людьми, выполняющими определенную работу (что относится и к вам тоже), как уложиться в сроки и бюджет, сохраняя при этом вероятность неудачи минимальной.

Звучит так, как будто это несложно сделать, но по некоторым причинам, многие люди думают, что управление проектом - это большие накладные расходы для любого проекта. Я часто слышу фразы типа "ой, не тратьте свое время на планирование работ, просто сделайте это!" или "почему вы тратите свое время на написание целей, ведь мы знаем, что нужно сделать!"

Таким образом, первое, что необходимо для успешного управления проектом:

"Понять, какие основные документы необходимо создать и регулярно актуализировать в течении проекта".

Документ 1 – Устав проекта.

Например, в начале вашего проекта, вы должны создать одностраничный документа под названием «Устав проекта». Этот документ будет гарантировать, что вы и ваш клиент понимаете общие цели проекта. В конце концов, если вы не знаете, куда вы идете, как вы собираетесь туда добраться? Помните, что Заказчик бывает, как внутренний, так и внешний! Если Заказчик внутренний, то Устав проекта тоже необходимо готовить!

Чтобы получить эту информацию, встретьтесь с вашим клиентом и задайте 3 основных вопроса:

  • Каковы цели вашего проекта?
  • Что вы хотите производить или поставлять?
  • Какое основание для этого проекта?

После встречи запишите ответы на эти вопросы в Уставе проекта, отправьте это обратно клиенту и попросите его подтверждения.

Итак, Вы успешно завершили самый важный аспект любого проекта: понимание и согласование с вашим клиентом конечной цели проекта.

Время, затраченное для достижения этого важного шага в проекте, это одна или две встречи, и 30 минут для того, чтобы записать информацию, - в целом около 2-х часов для небольшого проекта. Не большие накладные расходы для всех.

Документ 2 – Детализированный план проекта.

Теперь Вы можете создать второй документ – «Детализированный план проекта». Он будет включать в себя перечень работ, которые необходимо сделать (также известный как объем работы), кто будет это делать, стоимость работы и время, и, наконец, просто обзор того, что может пойти не так, также называемое «Оценкой риска».

Документ 3 – Отчет о проделанной работе.

Постоянно и обо всём, еженедельный и месячный отчёт о проделанной работе, который необходимо предоставлять вашему клиенту. Они хотят знать, какая работа была сделана, когда и сколько было на это потрачено. Они также хотят знать, если Вам нужна их помощь, чтобы разрешить все проблемы. Ваша основная задача просто сбор этой информации, так что регулярно составляйте отчёт о проделанной работе.

Завершающая мысль.

Я описал абсолютный минимум информации необходимой для управления любым проектом, и ключом к успеху является понимание нескольких основных кратких документов, которые необходимо создать для работы с этой информацией - устав проекта, Детализированный план проекта и отчет о проделанной работе. Я надеюсь, что это приведет Вас к успеху в Ваших проектах.