Как избежать образа «Затратного Менеджера проектов».

  • Аватар пользователя Andrey Selickiy
  • Andrey Selickiy

  • 25 November 2012
+1
0
-1

В настоящее время мы сталкиваемся  с непростым экономическим климатом, который вынуждает многие компании сокращать расходы для того, чтобы выжить. Существуют различные способы сделать это и, к сожалению, самый популярный – сократить сотрудников, проекты и даже целые департаменты. Следовательно, почти каждый в мире бизнеса в настоящее время ищет способ оправдать свою работу перед высшим руководством и другими заинтересованными сторонами, чтобы избежать этого сокращения.

Многие руководители не в полной мере понимают значение Проектного офиса в своих организациях, ставя под угрозу выживание Проектного офиса, когда приходит время сокращений. НА самом деле, Джош Нанкивел из PMStudent.com недавно провел опрос руководителей проекта, как экономический климат затрагивает их, и обнаружил, что 27% пережили сокращение проекта, 14% - испытали увольнения, 11% прошли через финансовые проверки проектов, а 10% - испытали сокращение сотрудников, входящих в команду проекта.

Ответ на этот  вопрос состоит из трех частей: Руководителям Проектных офисов в первую очередь необходимо сосредоточить ресурсы на в проектах, после этого убедиться, что эти проекты будут успешно выполнены, и, наконец, эффективно донести ценность этих проектов до высшего руководства.

Шаг 1. Уточнение фокуса

Основной ответственностью Проектного офиса является управление и выполнение проектов, которые имеют решающее значение для организационных целей и задач. Это требует понимание и бизнес-стратегии и проектов, которые попадают под нее. Кроме того, важно знать, какие проекты являются краткосрочными, среднесрочными и долгосрочными. Во время рецессии многие долгосрочные проекты отменяются.  С другой стороны, если вы работаете исключительно на краткосрочных проектах, то в вас больше не будет необходимости, как только они завершатся.  По этой причине, для Проектного офиса лучше сосредоточить свои усилия на сочетании краткосрочных и среднесрочных проектов, которые соответствуют стратегии компании.

Шаг 2. Выполнение проектов в срок и в рамках бюджета

Важно расставленные приоритеты проектов; успешное завершение их является обязательным условием. Ни одна организация не имеет Проектный офис, использование которого не достигло бы целей и не добилось бы результата. Есть несколько ключевых моментов для достижения этого. Во-первых, менеджерам проектов необходима прозрачность в распределении ресурсов для того, чтобы избежать чрезмерной или недостаточной загрузки членов команды проекта. Это также гарантирует, что ни один из проектов не может быть принят, если Ваши ресурсы не достаточны. Кроме того, члены команды должны отслеживать свое время, потраченное на выполнение задачи, чтобы обеспечить факты, помогающие менеджерам  проектов в понимании  истинной стоимости проектов и с точностью оценить будущие проекты.

Когда Менеджеры проектов могут понять, какие ресурсы работают и измерить фактические сроки в соотношении с прогнозируемыми, они должны лучше справляться с проблемами проекта, что позволяет им решать их быстрее и с большим успехом.

Шаг 3. От результатов к управлению

Если у вас есть положительные результаты проекта, вы должны убедится, что топ-менеджеры вашей компании знают о них.  К счастью, некоторые решения для управления ресурсами и проектами также имеют диаграммы и отчеты, которые делают эту информацию достаточно прозрачной. Это даёт вам возможность сказать руководителям: «Над всеми этими проектами мы работаем, чтобы помочь нашей организации в достижении целей, а вот данные, которые доказывают, что мы выполняем их успешно».  Как они могут спорить с точными, актуальными данными проекта. Согласно статистике в Project Times «Не должно быть наполовину работающих Проектных Управленческих Систем?», 35 миллионов менеджеров проектов использует Microsoft Excel в качестве основного инструмента управления проектом, и 20 миллионов используют Microsoft Project.  Эти инструменты могут быть по-своему полезны, но они, конечно, не могут обеспечить тип данных, которое руководство должно видеть от Проектного офиса. Скорее всего решение, объединяющее в себе проектные планы с временными показателями для каждой задачи, должно быть применимо для того, чтобы помочь руководителям видеть то, к чему стремится Проектный офис, и как хорошо сотрудники Проектного офиса оценивают эти цели.

В 2008 году Gantthead.com опубликовало статью под названием «Ваш Проектный офис – это центр прибыли?», в которой говорится «Компании уже давно борятся за то, чтобы измерить пользу Проектного офиса […]». Писатель продолжает давать читателям следующие советы: «Рассмотрим финансовое измерение для Вашего Проектного офиса […] и Вы можете обнаружить, что топ-менеджеры смотрят на Ваш Проектный офис с намного большим уважением». Такое отношение, которое было бы ценным в прошлом, имеет решающее значение сейчас. Посмотрим правде в глаза: Вы бы не работали над проектом, если бы некоторые исполнители не думали, что будет положительный возврат от инвестиций (ROI), таким образом это цифры, которые руководители хотят видеть.  Если Вы можете доказать, что приносите значительную отдачу от инвестиций  и ведете проект с небольшими затратами, они не будут воспринимать вас как бесполезные накладные расходы, которые можно сократить без последствий.  Проектные офисы, которые признают это и используют для собственного блага, будут оставаться на плаву, в то время как другие будут тонуть.

Докажите свою значимость

В конечном счете, лучший способ избежать того, чтобы рассматриваться как «затраты на управление проектами» - это представлять реальную ценность для организации, что означает успешное выполнение проектов. Недостаточно создать сложные проектные планы.  Целью Проектного офиса является выполнение этих проектов и способствование продвижению бизнеса в достижении его целей. Если у вас есть твердое понимание о наличии ресурсов , а члены вашей команды отслеживают факт, вы сможете следить, как проекты продвигаются, а также знать, к кому обратиться в случае препятствий на пути. Видение руководством всех этих данных тоже имеет важное значение.

Выбор Проектного офиса сегодня, может либо оправдать свое существование, выделив свои достижения и иллюстрируя свою реальную стоимость, или они могут остаться на обочине, когда производятся сокращения. Решение проектного менеджмента, которое сочетает отслеживание проекта с финансовой отчетностью, позволяет Проектному офису говорить на  языке исполнителей и, следовательно, достигать успеха там, где другие терпят неудачу.