Что такое приказ о запуске проекта и зачем он нужен?!

  • Аватар пользователя Evgeniy
  • Evgeniy

  • 5 February 2014
+1
-1
-1

Немного о документах по проекту

Последнее время на просторах рунета сталкиваюсь с недопониманием понятия "управление проектами" в целом и основными документами по проектной деятельности в частности. Люди то и дело говорят, что "Внедрение подходов к управлению проектами - это бюрократия и ничего более", и "Это внедрение только усложняет всем жизнь". Могу сказать, что отчасти они правы, но реально документы придуманы не просто так и каждый документ даёт какой-либо результат, упрощает деятельность руководителя проекта, формализует процесс.

Документы бывают разные, но все они полезны и необходимы

Необходимо понимать, что не стоит стрелять из пушки по воробьям, иногда в компаниях внедряется КСУП, которая содержит большое количество документов, а реально в этой компании ведётся мало проектов и все они типовые, больше похожие на обычную операционную деятельность и применение к ним целого ряда документов, просто излишен. Такой подход приведет как раз к бюрократии. Но не все такие, есть компании, в которых действительно внедрение КСУП и использование ряда документов даёт свои плоды. По сути, все документы по проекту можно поделить на две части:

  • Первые - это основные документы по проекту, т.е. те которые используются в рамках реализации любого проекта внутри компании. Такие документы являются приложениями к регламенту управления проектами в виде шаблонов. Каждое внедрение проектного управления уникально и набор таких документов может варьироваться. В любом случае есть "джентльменский набор" документов, таких, как "Приказ о запуске проекта", "Устав проекта", "Описание содержания", "План управления проектом", "План исполнения проекта" (иногда этот документ выделяют в отдельный), "Запросы на изменение проекта", "Итоговый отчёт" и "Приказ о завершении проекта".
  • Вторые - это документы, создаваемые в рамках исполнения конкретного проекта и являются промежуточными результатами проекта. Документы совершенно разные и не являются типовыми. Например "Договоры", "Соглашения", "Концепция", "Техническое задание", "Акты об оказанных услугах" и т.д. Иногда такие документы могут быть включены в пул основных документов. Если речь идёт о типовых проектах ИТ, то например для ТЗ разрабатывают типовой шаблон и этот документ является приложением к регламенту.

Разбор полётов. Приказ как формальный старт проекта

Собственно хотел бы начать своё повествование с этого документа и разобрать его на составные части. Документ достаточно прост, но требует разъяснений. Иногда документ называют "приказ о реализации проекта", иногда "приказ о старте проекта" или "приказ об исполнении". В общем как его не назови, суть у него одна - дать формальный старт проекту и наложить обязательства на определенных лиц.

Не важно, внутренний проект или внешний, наличие такого приказа должно быть (тут нужно отталкиваться от здравого смысла и корпоративной культуры компании). Конечно, в случае, если Заказчик является внешним и на проекте задействованы подрядные организации, то мы своим приказом не сможем заставить сотрудников сторонней компании выполнять те или иные работы. Но ведь с нашей стороны тоже присутствует Куратор проекта, Руководитель и Команда проекта, поэтому действие приказа при таком раскладе распространяется только на наших сотрудников и должен коррелироваться с договором по срокам, бюджету и содержанию. И так:

Тело приказа начинается с основного абзаца, которым снимаются большинство вопросов:

В целях выполнения Инвестиционной программы компании ОАО "Рога & Копыта" на 2014 год, утвержденной решением Правления ОАО «Рога & Копыта» от 25.12.2013 г.   (Протокол № 143 от 25.12.2013 г.), исполнения решения Управляющего Совета по ИТО «Локальные информационные системы» от 26.12.2014 г. (Протокол № 234), для обеспечения автоматизации процессов планирования и контроля версионности программного обеспечения внутри компании.

Необходимо указать или сослаться на утвержденную инвестиционную программу, в рамках которой реализуется проект, указав название компании и год, на который была утверждена данная инвестиционная программа. Если речь идет не об инвестиционном проекте, а об организационном, то можно сослаться на утвержденный портфель проектов или бизнес-план компании. Если внутри компании нет годового планирования, то можно сослаться на текущий портфель проекта и договор. Далее прописываем коллегиальный орган, или структурное подразделение компании, кем была утверждена инвестиционная программа. Возможно придется так же указать во исполнении решения какого-либо Совета по направлению деятельности, если таковой присутствует в компании. В конце абзаца указываем цель проекта. Цель проекта берется из заявки на рассмотрение проекта или инициативы.

Основные пункты приказа:

1. Приступить с «16» февраля 2014 г. к реализации проекта «Консолидированная версионность» (далее – проект) в ОАО «Рога & Копыта» в соответствии с географическими и организационными рамками проекта согласно Приложению №1.

В данном пункте мы прописываем плановую дату начала проекта, указываем название проекта, которое у нас изначально попало, как инициатива в портфель проектов или прописанное в договоре, и ссылаемся на приложение 1 к приказу - в табличной форме в приложении 1 прописываем географические рамки проекта (адреса и местности, которые затрагивает реализация проекта) и организационные рамки проекта (процессы и структурные подразделения. которые затрагивает реализация проекта).

2. Определить результатами проекта: Настроенную и введенную в эксплуатацию информационную систему управления версиями ПО на базе "VersusSystems", нормативно-справочную документацию и инструкции пользователей, в соответствии с его функциональными рамками согласно Приложению № 2.

Перечисляем основные результаты проекта и ссылаемся на функциональные рамки (характеристики) проекта, которые приводятся в Приложении 2 к приказу, в табличной форме. При внедрении ИС иногда ТЗ может быть готово заранее и является приложением к договору, тогда ссылаемся на ТЗ, в противном случае описываем основные характеристики проекта, как некие ограничения (пропускная способность системы, количество одновременно работающих пользователей и т.д.). Основные результаты проекта необходимо прописывать в приказе, таким образом мы обязываем и Руководителя проекта и его Команду в рамках проекта достичь эти результаты.

3. Создать Проектный офис проекта в соответствии со структурой Проектного офиса согласно Приложению №3.

Иногда под большие проекты создают на время реализации проекта структурные подразделения - Проектные офисы (не путайте с аналогичным подразделением, в задачи которого входят внедрение и развитие подходов к управлению проектами), данный пункт обязывает создание такого подразделения, в противном случае можно прописать создание Команды проекта. Так или иначе ссылаемся на Приложение 3 к приказу, в котором прописываем орг.структуру Проектного офиса или Команды проекта. Это всё необходимо, во-первых для понимания ролей и ответственности, во-вторых организационная структура Проектного офиса зависит от категории проекта, а для различных категорий проектов обычно в регламенте (методологии) прописывают различные процессы, какие-то простые, какие-то разветвленные. Также данным пунктом мы обязываем создание самого структурного подразделения. Это формальность, но её необходимо учесть, благодаря ей мы придаём нашему Проектному офису юридическую значимость.

4. Включить в состав Проектного офиса работников (Приложение №4) в соответствии с требованиями к составу, количеству и квалификации работников, утвержденными Управляющим Советом по ИТО Бизнес – сегмента  «Локальные информационные системы».

В данном пункте мы определяем критические ресурсы, выделяемые на проект т.е. те ресурсы, без которых невозможно будет реализовать проект и команду управления проектом. Всё относительно, конечно на больших проектах мы не сможем определить всех, но ответственных всё же определить стоит. Таким образом мы определяем необходимые ресурсы на проект, что бы уже не отвертелись)))

5. Назначить Руководителем Проектного офиса проекта (должность, ФИО).

6. Руководителю Проектного офиса проекта (должность, ФИО):

6.1. Работы по проекту выполнить в срок до 25 августа 2014 г. силами ОАО "Рога & Копыта"  и подрядных организаций;

 6.2. В срок до 15 февраля 2014 г. обеспечить разработку Устава Проекта и представить на согласование Куратору проекта, Оперативному Совету и на утверждение Управляющему Совету по ИТО Бизнес-сегмента «Локальные информационные системы»; 

 6.3. В срок до 25 февраля 2014 г. представить План проекта на согласование Куратору проекта, Оперативному Совету и утверждение Управляющему совету по ИТО Бизнес-сегмента «Локальные информационные системы»;

 6.4. Ежемесячно, 15 числа и в последний рабочий день месяца, представлять в Группу расчета с персоналом Бухгалтерии списки сотрудников, занятых в проекте в отчетном периоде.

 6.5. Руководителю Проектного офиса (должность, ФИО) инициировать заключение договоров с организациями-пользователями и подрядными организациями в срок до 5 марта.

Пятым и шестым пунктом определяем Руководителя проектов и даём ему поручения, фиксируя сроки (лучше прописывать конкретные сроки, нежели выражать всё в количестве дней или не писать вообще). В рамках управления коммуникациями, определяем периодичность подачи документов в бухгалтерию (это делается в случае если ЗП сотрудников привязана к проектной деятельности).

7. Финансирование расходов осуществлять за счет средств Инвестиционной программы ОАО "Рога & Копыта" /поступлений по договорам с организациями-пользователями.

Определяем источники финансирования и привлечения средств на проект. В данном случае мы привязываемся к инвестиционной программе (которая разрабатывается, отчасти на основе сформированного портфеля проектов). Необходимо иметь ввиду, что иногда проекты делаются за счёт одной компании (Спонсор проекта) для другой компании (Заказчик), а использовать продукт будет третья компания, в таком случае возможны финансовые поступления не только от основного спонсора но и от организаций-пользователей.

8. Финансовому директору (ФИО) в срок до 15 февраля 2014 г. открыть элемент в структурном плане проекта (СПП) в ИСУ «Название системы» для учета расходов проекта.

Обязываем Финансового директора или ответственное лицо, открыть в финансовой системе элемент по которому будет вестись учёт расходов по проекту.

9. Главному бухгалтеру (ФИО) обеспечить отражение в бухгалтерском учете затрат по проекту.

Обязываем нашего главного бухгалтера отражать в бухгалтерском учёте затраты по проекту. Аналогично предыдущему пункту, необходимость вызвана стремлением правильно совершать финансовые операции и вести учет денежных средств.

10. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на (должность, ФИО).

Возлагаем ответственность за контроль и исполнение приказа на конкретного человека - Куратора проекта.

Вместо завершения

На самом деле такого рода приказы не всегда используются и более того, не всегда в них есть необходимость. Опять же, повторюсь, зависит от внутренней корпоративной культуры компании, величины проекта, организационной структуры, направления деятельности и т.д.. Всегда ищите золотую середину, а данная статья, надеюсь, послужит примером.

Скачать пример Приказа о запуске проекта можно здесь.