Как заставить сотрудников работать в MS Project

  • Аватар пользователя lizabee
  • lizabee

  • 15 May 2014
+1
0
-1

Итак, руководство компании осуществило внедрение MS Project и жаждет немедленной работы, результатов планирования и эффективности бизнеса.  И вся эта ответственность ложится на хрупкие плечи сотрудника проектной группы, кому посчастливилось получить функционал ведения календарного плана проекта. Но тут стоит задуматься – а всё ли зависит от сотрудника в области эффективного планирования проекта? Как мотивировать сотрудника не просто вести график проекта ради отчетности, а использовать его как инструмент? Ну или как просто заставить сотрудника вести график проекта? Попробую выразить свое мнение по этому поводу.

Конечно же, первое, что подумает сотрудник, которому дали функционал ведения графика проекта – «это дополнительна работа, занимающая моё рабочее время, мешающая заниматься мне настоящей работой». Чтобы этого не произошло, можно конечно выделить отдельную должность под этот функционал, как я писала в одной из своих статей. Но если это должность, имеющая отношение к управлению, то планировать – это функциональная обязанность любого управленца. Однако, при выборе сотрудника на роль ответственного за график проекта, следует всё-таки учесть его компетенцию как в сфере бизнеса и знания методик планирования, так и уровень владения подобным инструментом. Степень интереса сотрудника к планированию будет напрямую влиять на полученный результат и актуальность информации в графике.

Допустим, сотрудник, которому будет интересно работать с графиком или которому поручили работать с графиком, найден. Но проблема в том, что у специалиста уже есть свое видение, как планировать проект и возможно даже есть свой инструмент планирования (например, голова или excel). Поэтому чтобы внедрение MS Project не произвело резкого отторжения, необходимо наравне с предложенным инструментом дать людям четкую методику и инструкцию работы, описание процессов планирования в компании. Регламент календарного планирования должен быть предельно понятным и легким в прочтении, содержать визуальные схемы и краткий вариант. Это упростит усвоение людьми новых методик.

Также, перед началом работы сотрудников в MS Project, обязательно проведение специализированного обучения. Специализированное обучение должно быть построено не только на обучении основам планирования с помощью инструмента MS Project, но и учитывая методику, внедренную в организации, и специфику проектов. В идеале, после обучения каждый сотрудник должен четко понимать, что и в какой последовательности ему делать, а также иметь базовые навыки работы в программе. Только между обучением и реальным началом работ не должно пройти много времени, иначе навыки, полученные на обучении, быстро забываются и потом придется вспоминать всё заново.

Немаловажным критериям успеха внедрения и использования сотрудниками инструмента планирования в организации является и выбор самого инструмента. Хоть речь в этой статье идет именно о MS Project, каждому понятно, что это может быть любая другая программа или система планирования. Инструмент мало того что должен отвечать функциональным требованиям организации, но и быть приемлемым уровню подготовки сотрудников. Если внедрить сразу слишком сложный инструмент, велика вероятность, что он так и не приживется.

Если все-таки хочется, чтобы сотрудники использовали инструмент в удовольствие, то можно собрать все «хотелки» и попробовать реализовать их, или хотя бы приложить к этому максимум усилий, чтобы ключевой пользователь видел, насколько ценно его мнение. Поэтому немаловажным моментом будет вовлеченность всех целевых сотрудников в процесс внедрения системы, обсуждение функционала, разработку дополнительных модулей и регламента системы. Поучаствовав в процессе, сотрудник уже будет себя ощущать частью системы и соответственно охотнее будет сам использовать её.

Все эти способы заинтересовать сотрудника в планировании и ведении графика все-таки больше зависят от самого сотрудника, но даже после этих мероприятий в его глазах может так и не появится заветный огонек при слове «планирование».

В этом случае есть одно простое правило: «Заинтересованность руководства в планировании прямо пропорционально энтузиазму сотрудника в ведении графика». Если руководитель будет постоянно смотреть графики проекта, разбираться в них, и ещё и спрашивать по ним – успех обеспечен. Не факт, конечно, что при этом сотрудник будет делать график с удовольствием и использовать его в своей работе, но информация в графике будет актуальна.

Усилить эффект от заинтересованности руководства графиком проекта может только единая интегрированная система бюджетирования, отчетности и KPI с графиком проекта. В этом случае сотруднику будет проще смириться и начать использовать инструмент по назначению, чем в конце года платить из своего кармана за неактуальную информацию по проекту.

Мотивировать или заставлять сотрудника планировать– решать только вам =))

Комментарии

Аватар пользователя Andrey Selickiy

+1
+1
-1

А почему речь идёт об одном сотруднике, ведь при внедрении такого рода корпоративных систем планирования у Вас в компании должна появится целая структурная единица - отдел, не всегда, но в большинстве случаев. И персонал компании всегда будет бится на тех, кто примет и поймет и тех, кто воспримет в штыки и будет отрицать, поэтому без формализма конечно никуда)))

Самой важной частью, как мне кажется является банальное понимание руководством необходимости этого внедрения, но не то понимание, которое ограничивается только отчетностью, а понимание, когда руководство участвует в процессе - задают вопросы, требуют пояснения и доказательств.

Да еще мне кажется упущен момент про достоверность информации - это ключевой момент т.к. одно дело актуальная информация, другое дело достоверная, на основе которой принемаются правильные управленческие решения. А вот как этого достичь, во многих случаях не очень-то понятно.

Аватар пользователя Denis.Vorobyev

+1
-1
-1

Да еще мне кажется упущен момент про достоверность информации - это ключевой момент т.к. одно дело актуальная информация, другое дело достоверная, на основе которой принемаются правильные управленческие решения. А вот как этого достичь, во многих случаях не очень-то понятно.

Какраз тут всё ясно, используй для этого свой регламент по планированию, или как он там называется, не суть. Смысл этого регламента - прописать процессы планирования, чтобы на выходе у тебя была не только актуальная информация, но и достоверная при этом всегда должен быть ответственный за каждый кусок информации, чтобы было с кого спрашивать.

Например ты можешь как приложение к регламенту создать типовой шаблон проекта, определить для него необходимое количество фаз и этапов, по завершению которых проставлять вехи, к вехам в обязательном порядке заставлять прикреплять промежуточные результаты, которые необходимо проверить. Т.е. минимальное участие руководства на этапе планирования и определения вех уже повысит качество самого планирования и процент достоверности информации.

Аватар пользователя lizabee

+1
0
-1

А почему речь идёт об одном сотруднике, ведь при внедрении такого рода корпоративных систем планирования у Вас в компании должна появится целая структурная единица - отдел, не всегда, но в большинстве случаев. И персонал компании всегда будет бится на тех, кто примет и поймет и тех, кто воспримет в штыки и будет отрицать, поэтому без формализма конечно никуда)))

 

"Сотрудник" в статье используется как обобщенный образ человека, который будет работать с Project, будь из несколько или один.

Самой важной частью, как мне кажется является банальное понимание руководством необходимости этого внедрения, но не то понимание, которое ограничивается только отчетностью, а понимание, когда руководство участвует в процессе - задают вопросы, требуют пояснения и доказательств.

Да, согласна, есть как раз статья на эту тему.

Да еще мне кажется упущен момент про достоверность информации - это ключевой момент т.к. одно дело актуальная информация, другое дело достоверная, на основе которой принемаются правильные управленческие решения. А вот как этого достичь, во многих случаях не очень-то понятно.

Согласна с предыдущим автором - вопрос в регламентировании. И ещё в мотивации. Если на график будет завязана система мотивации, то соотвсетвенно он будет лучше контроллироваться и смысла предоставления неакутальной информации не будет.

Аватар пользователя AlekseySe

+1
0
-1

планировать – это функциональная обязанность любого управленца

Смотря какой масштаб проекта, если это огромные, например строительные проекты, то возможно и просто организация работ по планированию с обозначением определенных рамок, а за само планированние отвечает например менеджер по планированию))) 

Похожие материалы